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2018-02-13 - Special Joint Meeting with City CouncilMeridian City Council Special Joint Meeting Agenda – February 13, 2018 Page 1 of 2 All materials presented at public meetings shall become property of the City of Meridian. Anyone desiring accommodation for disabilities related to documents and/or hearing, please contact the City Clerk’s Office at 888-4433 at least 48 hours prior to the public meeting. CITY OF MERIDIAN JOINT MEETING OF THE MERIDIAN CITY COUNCIL AND PLANNING AND ZONING COMMISSION SPECIAL MEETING AGENDA Tuesday, February 13, 2018 at 6:00 PM 6:30pm City Council Chambers 33 East Broadway Avenue, Meridian, Idaho 1. Roll-call Attendance: City Council X Anne Little Roberts X Joe Borton X Ty Palmer X Treg Bernt __X___ Genesis Milam __X___ Luke Cavener X Mayor Tammy de Weerd Planning and Zoning Commissioners __X__ Lisa Holland _X___ Steven Yearsley __X__ Gregory Wilson _X___ Ryan Fitzgerald __X__ Jessica Perreault _X___ Bill Cassinelli __X__ Rhonda McCarvel – Chairperson 2. Adoption of the Agenda Adopted 3. The Differences Between Codes and Policies 4. The Differences Between Legislative and Quasi-Judicial Actions – Authority and Duties 5. Ex-Parte Communications and Open Meeting Laws 6. Running Successful Meetings 7. Ethics – Perceptions can be Reality Meridian City Council Special Joint Meeting Agenda – February 13, 2018 Page 2 of 2 All materials presented at public meetings shall become property of the City of Meridian. Anyone desiring accommodation for disabilities related to documents and/or hearing, please contact the City Clerk’s Office at 888-4433 at least 48 hours prior to the public meeting. 8. Zoning Designations Evolved 9. South Meridian and Rim Areas Adjourned at 9:10pm City Council Meeting February 13, 2018 Item #9F: Caven Ridge Estates West Vicinity/Zoning Map S. M e r i d i a n R d . / S H 6 9 Existing & Proposed Conceptual Development Plan for Development Agreement Modification PROPOSED Phasing Plan Revised Plat based on Commission Recommendation Previous Plat Acted on by the Commission Proposed Landscape Plan & Qualified Open Space Exhibit NOT APPROVED – Need to be Revised per Revised Preliminary Plat Conceptual Building Elevation Photos JO I N T C I T Y C O U N C I L A N D PL A N N I N G & Z O N I N G CO M M I S S I O N M E E T I N G Fe b r u a r y 1 3 , 2 0 1 8 1 Co m p r e h e n s i v e P l a n • Me r i d i a n ’ s v i s i o n fo r t h e f u t u r e • Se t s c i t y w i d e g o a l s an d p o l i c i e s • In c l u d e s T e x t (p o l i c i e s ) a n d a M a p (F L U M ) • De s i g n a t e s f u t u r e la n d u s e s ( i n c l u d i n g sp e c i f i c , o r s u b - a r e a pl a n s a n d c i v i c u s e s ) Un i f i e d D e v e l o p m e n t C o d e Un i f i e d D e v e l o p m e n t C o d e ( U D C ) – C i t y C o d e ( T i t l e 1 1 ) t h a t e s t a b l i s h e s s t a n d a r d s f o r : • Z o n i n g D i s t r i c t s ( R e s i d e n t i a l , O f f i c e , C o m m e r c i a l , I n d u s t rial, an d T r a d i t i o n a l N e i g h b o r h o o d ) – D i m e n s i o n a l s t a n d a r d s ( l o t s i z e , s e t b a c k s , e t c . ) – U s e s a l l o w e d ( p e r m i t t e d , c o n d i t i o n a l , a c c e s s o r y , o r p r o h i bited) • L a n d s c a p i n g , p a r k i n g , f e n c i n g , s i g n s , l i g h t s , s i d e w a l k s , e t c . • S p e c i f i c U s e S t a n d a r d s • P r o c e s s e s / A d m i n i s t r a t i o n • S u b d i v i s i o n s t a n d a r d s ( s t r e e t s , e a s e m e n t s , e t c . ) Po l i c y a n d I m p l e m e n t a t i o n • C o m p r e h e n s i v e P l a n • M a s t e r P l a n s • S p e c i f i c A r e a P l a n s Po l i c y • Z o n i n g • S u b d i v i s i o n • U s e P e r m i t s • S i t e a n d d e s i g n r e v i e w Im p l e m e n t a t i o n 4 Ci t y C o u n c i l m a y d e l e g a t e ce r t a i n re s p o n s i b i l i t i e s to a P l a n n i n g a n d Z o n i n g C o m m i s s i o n Ca n n o t d e l e g a t e a u t h o r i t y t o a d o p t o r d i n a n c e s a n d Co m p r e h e n s i v e P l a n s Me r i d i a n C i t y P l a n n i n g a n d Z o n i n g C o m m i s s i o n D u t i e s are set fo r t h i n C i t y C o d e : 1. P r o v i d e f o r c i t i z e n m e e t i n g s , h e a r i n g s , s u r v e y s , or o t h e r m e t h o d s t o o b t a i n ad v i c e o n t h e p l a n n i n g p r o c e s s , c o m p r e h e n s i v e p l a n , a n d i m p l e m e n t a t i o n ; 2. C o n d u c t i n f o r m a t i o n a l m e e t i n g s a n d c o n s u l t w i t h p ub l i c o f f i c i a l s a n d a g e n c i e s , pu b l i c u t i l i t y c o m p a n i e s , a n d c i v i c , e d u c a t i o n a l , p ro f e s s i o n a l , o r o t h e r or g a n i z a t i o n s ; 3. P r o m o t e a p u b l i c i n t e r e s t i n a n d u n d e r s t a n d i n g o f t h e c o m m i s s i o n ' s a c t i v i t i e s ; 4. M a k e re c o m m e n d a t i o n s to t h e c o u n c i l c o n c e r n i n g t h e c o m p r e h e n s i v e p l a n , pl a n n i n g p r o c e s s , o r i m p l e m e n t a t i o n o f t h e c o m p r e h e ns i v e p l a n ; a n d 5. C o n d u c t p u b l i c h e a r i n g s a n d ma k e d e c i s i o n s an d r e c o m m e n d a t i o n s b a s e d o n th e r e q u i r e d f i n d i n g s a n d s t a n d a r d s t o t h e c i t y c o u nc i l f o r a p p l i c a t i o n s i n ac c o r d w i t h t h e c o d e . 5 Ty p e s o f P l a n n i n g D e c i s i o n s Le g i s l a t i v e Ac t i o n s t h a t s e t v al u e s , a d o p t st a n d a r d s , r u l e s , m a p s , t h a t af f e c t a l l o r a s i g n i f i c a n t po r t i o n o f t h e p o p u l a t i o n . Ma k i n g a l a w / r u l e ; c a n n o t b e ap p e a l e d * Ad m i n i s t r a t i v e Ac t i o n s t h a t e n f o r c e o r a d m i n i s t e r th e l e g i s l a t i v e d e c i s i o n s o n a ca s e b y c a s e o r s i t e s p e c i f i c ba s i s . Ex e c u t i n g a l a w / r u l e ; s u b j e c t t o ap p e a l 6 Ty p e s o f l e g i s l a t i v e a n d ad m i n i s t r a t i v e d e c i s i o n s Co m p r e h e n s i v e P l a n ad o p t i o n Co m p r e h e n s i v e P l a n t e x t am e n d m e n t Zo n i n g r e g u l a t i o n s Su b d i v i s i o n r e g u l a t i o n s Fu n c t i o n a l p l a n s Ge o g r a p h i c a l p l a n s CI P La n d u s e m a p a m e n d m e n t (s i t e s p e c i f i c ) Re - z o n e Co n d i t i o n a l u s e p e r m i t Va r i a n c e Pl a t a p p r o v a l Le g i s l a t i v e Ad m i n i s t r a t i v e Ad m i n i s t r a t i v e a c t i o n s r e q u i r i n g a h e a r i n g a n d d e c i s i o n o n t h e re c o r d a r e “q u a s i - j u d i c i a l ” de c i s i o n s 7 8 Ap p l i c a t i o n R e c o m m e n d i n g B o d y D e c i s i o n M a k i n g B o d y Pr o c e s s Ac c e s s o r y u s e f o r d a y c a r e , fa m i l y No n e D N Ac c e s s o r y u s e , h o m e o c c u p a t i o n in c l u d i n g p r o v i s i o n o f l e s s o n o r in s t r u c t i o n t o s e v e n ( 7 ) o r m o r e st u d e n t s No n e D N Ac c e s s o r y u s e , h o m e o c c u p a t i o n N o n e D A Ad m i n i s t r a t i v e d e s i g n r e v i e w N o n e o r d e s i g n pr o f e s s i o n a l s r e v i e w co m m i t t e e D A Al t e r n a t i v e c o m p l i a n c e N o n e D A An n e x a t i o n a n d / o r r e z o n e P Z C C P H Ce r t i f i c a t e o f o c c u p a n c y N o n e D A Ce r t i f i c a t e o f z o n i n g c o m p l i a n c e N o n e D A Ci t y c o u n c i l r e v i e w N o n e C C P H Co m p r e h e n s i v e p l a n am e n d m e n t PZ C C P H Co n d i t i o n a l u s e D P Z P H Co n d i t i o n a l u s e ( c o n c u r r e n t w i t h an n e x a t i o n , r e z o n e , p r e l i m i n a r y pl a t , a n d / o r c o m b i n a t i o n p l a t ) PZ C C P H De v e l o p m e n t a g r e e m e n t mo d i f i c a t i o n D C C P H Di r e c t o r m o d i f i c a t i o n t o a n ap p r o v e d c o n d i t i o n a l u s e No n e D A La n d s c a p i n g p l a n s N o n e D A Pl a n n e d u n i t d e v e l o p m e n t P Z C C P H 9 Pl a t , c o m b i n a t i o n P Z C C P H Pl a t , f i n a l D C C P M Pl a t , f i n a l , m o d i f i c a t i o n D C C P M Pl a t , p r e l i m i n a r y P Z C C P H Pl a t , s h o r t D C C P H Pr i v a t e s t r e e t No n e D A Pr o p e r t y b o u n d a r y a d j u s t m e n t N o n e D A Si g n No n e D A Te m p o r a r y u s e N o n e D A Ti m e e x t e n s i o n , c o m m i s s i o n o r c o u n c i l D S a m e d e c i s i on m a k e r as i n i t i a l a p p r o v a l PH Ti m e e x t e n s i o n , d i r e c t o r N o n e D A Un i f i e d d e v e l o p m e n t c o d e a m e n d m e n t P Z C C P H Va c a t i o n s : Ex e m p t p e r I d a h o Co d e s e c t i o n 50 - 1 3 0 6 A ( 5 ) No n e D A Ri g h t o f w a y D C C P M Al l o t h e r s D C C P H Va r i a n c e D C C P H Ap p l i c a t i o n R e c o m m e n d i n g B o d y De c i s i o n M a k i n g B o d y Pr o c e s s Po l i c y I m p l e m e n t a t i o n Less Discretion Zo n i n g • S e t s f r a m e w o r k f o r d e v e l o p m e n t • F i r s t r e g u l a t o r y s t e p Us e p e r m i t • C r e a t e s t h e w a y f o r p r o p e r t y t o b e b o u g h t a n d s o l d • E n s u r e s a d e q u a t e p u b l i c f a c i l i t i e s a n d b u i l d a b l e a re a Su b d i v i s i o n • A l l o w f o r r e v i e w o f c e r t a i n u s e s t h a t m a y h a v e i m p ac t s o n su r r o u n d i n g u s e s Si t e a n d de s i g n p l a n s • E n s u r e s c o m p l i a n c e w i t h t h a t s p e c i f i c d e v e l o p m e n t st a n d a r d s 10 An n e x a t i o n a n d R e z o n e F i n d i n g s 11 1. T h e m a p a m e n d m e n t c o m p l i e s w i t h t h e a p p l i c a b l e p ro v i s i o n s o f t h e co m p r e h e n s i v e p l a n ; 2. T h e m a p a m e n d m e n t c o m p l i e s w i t h t h e r e g u l a t i o n s ou t l i n e d f o r t h e pr o p o s e d d i s t r i c t , s p e c i f i c a l l y t h e p u r p o s e s t a t e m e nt ; 3. T h e m a p a m e n d m e n t s h a l l n o t b e m a t e r i a l l y d e t r i m en t a l t o t h e p u b l i c h e a l t h , sa f e t y , a n d w e l f a r e ; 4. T h e m a p a m e n d m e n t s h a l l n o t r e s u l t i n a n a d v e r s e i m p a c t u p o n t h e d e l i v e r y of s e r v i c e s b y a n y p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n p r o v i d i n g pu b l i c s e r v i c e s w i t h i n t h e c i t y in c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , s c h o o l d i s t r i c t s ; a n d 5. T h e a n n e x a t i o n ( a s a p p l i c a b l e ) i s i n t h e b e s t i n te r e s t o f c i t y . De v e l o p m e n t A g r e e m e n t Mo d i f i c a t i o n s 12 Co n d i t i o n a l U s e P e r m i t 13 D. S t a n d a r d s : I n a p p r o v i n g a n y c o n d i t i o n a l u s e , t h e de c i s i o n m a k i n g b o d y m a y p r e s c r i b e ap p r o p r i a t e c o n d i t i o n s , b o n d s a n d s a f e g u a r d s i n c o n fo r m i t y w i t h t h i s t i t l e t h a t : 1. M i n i m i z e a d v e r s e i m p a c t o f t h e u s e o n o t h e r p r o p er t y . 2. C o n t r o l t h e s e q u e n c e a n d t i m i n g o f t h e u s e . 3. C o n t r o l t h e d u r a t i o n o f t h e u s e . 4. A s s u r e t h a t t h e u s e a n d t h e p r o p e r t y i n w h i c h t h e u s e i s l o c a t e d i s m a i n t a i n e d p r o p e r l y . 5. D e s i g n a t e t h e e x a c t l o c a t i o n a n d n a t u r e o f t h e u se a n d t h e p r o p e r t y d e v e l o p m e n t . 6. R e q u i r e t h e p r o v i s i o n f o r o n s i t e o r o f f s i t e p u bl i c f a c i l i t i e s o r s e r v i c e s . 7. R e q u i r e m o r e r e s t r i c t i v e s t a n d a r d s t h a n t h o s e g e ne r a l l y r e q u i r e d i n t h i s t i t l e . 8. R e q u i r e m i t i g a t i o n o f a d v e r s e i m p a c t s o f t h e p r o po s e d d e v e l o p m e n t u p o n s e r v i c e de l i v e r y b y a n y p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n , i n c l u d i n g s c ho o l d i s t r i c t s , t h a t p r o v i d e s s e r v i c e s w i t h i n th e c i t y . Co n d i t i o n a l U s e P e r m i t F i n d i n g s 1. T h a t t h e s i t e i s l a r g e e n o u g h t o a c c o m m o d a t e t h e p r o p o s e d u s e a n d m e e t a l l t h e d i m e n s i o n a l a n d de v e l o p m e n t r e g u l a t i o n s i n t h e d i s t r i c t i n w h i c h t h e u s e i s l o c a t e d . 2. T h a t t h e p r o p o s e d u s e w i l l b e h a r m o n i o u s w i t h t h e M e r i d i a n c o m p r e h e n s i v e p l a n a n d i n a c c o r d w i t h t h e re q u i r e m e n t s o f t h i s t i t l e . 3. T h a t t h e d e s i g n , c o n s t r u c t i o n , o p e r a t i o n a n d m a i nt e n a n c e w i l l b e c o m p a t i b l e w i t h o t h e r u s e s i n t h e general ne i g h b o r h o o d a n d w i t h t h e e x i s t i n g o r i n t e n d e d c h a r ac t e r o f t h e g e n e r a l v i c i n i t y a n d t h a t s u c h u s e w i l l not ad v e r s e l y c h a n g e t h e e s s e n t i a l c h a r a c t e r o f t h e s a m e a r e a . 4. T h a t t h e p r o p o s e d u s e , i f i t c o m p l i e s w i t h a l l c on d i t i o n s o f t h e a p p r o v a l i m p o s e d , w i l l n o t a d v e r s e ly affect ot h e r p r o p e r t y i n t h e v i c i n i t y . 5. T h a t t h e p r o p o s e d u s e w i l l b e s e r v e d a d e q u a t e l y by e s s e n t i a l p u b l i c f a c i l i t i e s a n d s e r v i c e s s u c h a s highways, st r e e t s , s c h o o l s , p a r k s , p o l i c e a n d f i r e p r o t e c t i o n , d r a i n a g e s t r u c t u r e s , r e f u s e d i s p o s a l , w a t e r , a n d sewer. 6. T h a t t h e p r o p o s e d u s e w i l l n o t c r e a t e e x c e s s i v e ad d i t i o n a l c o s t s f o r p u b l i c f a c i l i t i e s a n d s e r v i c e s and will not be d e t r i m e n t a l t o t h e e c o n o m i c w e l f a r e o f t h e c o m m u ni t y . 7. T h a t t h e p r o p o s e d u s e w i l l n o t i n v o l v e a c t i v i t i e s o r p r o c e s s e s , m a t e r i a l s , e q u i p m e n t a n d c o n d i t i o n s of op e r a t i o n t h a t w i l l b e d e t r i m e n t a l t o a n y p e r s o n s , pr o p e r t y o r t h e g e n e r a l w e l f a r e b y r e a s o n o f e x c e s s ive pr o d u c t i o n o f t r a f f i c , n o i s e , s m o k e , f u m e s , g l a r e o r o d o r s . 8. T h a t t h e p r o p o s e d u s e w i l l n o t r e s u l t i n t h e d e s tr u c t i o n , l o s s o r d a m a g e o f a n a t u r a l , s c e n i c o r h i storic fe a t u r e c o n s i d e r e d t o b e o f m a j o r i m p o r t a n c e . ( O r d . 0 5 - 1 1 7 0 , 8 - 3 0 - 2 0 0 5 , e f f . 9 - 1 5 - 2 0 0 5 ) 9. A d d i t i o n a l f i n d i n g s f o r t h e a l t e r a t i o n o r e x t e n s io n o f a n o n c o n f o r m i n g u s e : a. T h a t t h e p r o p o s e d n o n c o n f o r m i n g u s e d o e s n o t e n c ou r a g e o r s e t a p r e c e d e n t f o r a d d i t i o n a l no n c o n f o r m i n g u s e s w i t h i n t h e a r e a ; a n d b. T h a t t h e p r o p o s e d n o n c o n f o r m i n g u s e i s d e v e l o p e d t o a s i m i l a r o r g r e a t e r l e v e l o f c o n f o r m i t y wi t h t h e d e v e l o p m e n t s t a n d a r d s a s s e t f o r t h i n t h i s t i t l e a s c o m p a r e d t o t h e l e v e l o f d e v e l o p m e n t of t h e s u r r o u n d i n g p r o p e r t i e s . 14 Ru l e s f o r F i n d i n g o f F a c t , C o n c l u s i o n o f La w , C o n d i t i o n s a n d D e c i s i o n Fi n d i n g s o f F a c t / C o n c l u s i o n s Un d e r s t a n d t h e c o d e re q u i r e m e n t s Id e n t i f y f a c t s r e l e v a n t t o t h e co d e ; d i s r e g a r d w h a t i s n o t re l e v a n t t o y o u r c o d e re g u l a t i o n s . Li n k t h e f a c t s t o c o n c l u s i o n s of l a w Co n c l u s i o n s m u s t b e su p p o r t b y t h e f i n d i n g s o f fa c t . Co n d i t i o n s a n d D e c i s i o n Co n d i t i o n s Co n n e c t t o t i m e o r a c t i o n Av o i d t h e g r o c e r y l i s t ap p r o a c h Ne x u s a n d p r o p o r t i o n a t e De c i s i o n m u s t b e s u p p o r t e d by t h e f i n d i n g s , c o n c l u s i o n s , an d c o n d i t i o n s Qu a s i - j u d i c i a l D e c i s i o n - M a k i n g Qu a s i - j u d i c i a l a c t i o n Co n f l i c t s o f I n t e r e s t Un - b i a s e d Ex P a r t e C o n t a c t s Op e n m e e t i n g Pu b l i c H e a r i n g De c i s i o n o n t h e r e c o r d Fi n d i n g s a n d Co n c l u s i o n s Ru l e s f o r q u a s i - j u d i c i a l a c t i o n s Ad m i n i s t r a t i v e a c t i o n s re q u i r i n g a h e a r i n g a n d de c i s i o n o n t h e r e c o r d ar e “q u a s i - j u d i c i a l ” de c i s i o n s 16 Co n f l i c t o f In t e r e s t • N o e c o n o m i c in t e r e s t i n de c i s i o n • D i s c l o s e i n ad v a n c e • S t e p d o w n - n o pa r t i c i p a t i o n in t h e pr o c e e d i n g s Un - b i a s e d • A c t u a l o r di s p l a y b i a s • M u s t b e im p a r t i a l a n d di s i n t e r e s t e d Ex - p a r t e Co n t a c t s • N o d i s c u s s i o n s ou t s i d e t h e he a r i n g • D i s c l o s e i n qu a s i - j u d i c i a l (O K i n le g i s l a t i v e de c i s i o n s ) Ru l e s f o r q u a s i - j u d i c i a l a c t i o n s 17 Op e n M e e t i n g • Q u o r u m re q u i r e d • P u b l i c n o t i c e • N o s e q u e n t i a l me e t i n g s • M e e t i n g o p e n to t h e p u b l i c Pu b l i c H e a r i n g • N o t i c e r e q u i r e d • R i g h t f o r in d i v i d u a l s t o b e he a r d De c i s i o n o n th e r e c o r d • Tr a n s c r i b a b l e re c o r d • In d i v i d u a l s id e n t i f i e d • Re c o r d o f a l l wr i t t e n ma t e r i a l s , m a p s an d e x h i b i t s Ru l e s f o r q u a s i - j u d i c i a l a c t i o n s 18 Do e s t h e o p e n m e e t i n g l a w a p p l y t o m e ? • “A l l m e e t i n g s o f a go v e r n i n g b o d y of a p u b l i c a g e n c y s h a l l b e op e n t o t h e p u b l i c . ” • “Go v e r n i n g b o d y ” i n c l u d e s C o u n c i l s a n d C o m m i s s i o n s t h a t a r e au t h o r i z e d t o m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o a p u b l i c a g e n c y . Th e A t t o r n e y G e n e r a l s a y s : “T h e r e q u i r e m e n t t h a t t h e Op e n M e e t i n g L a w b e co m p l i e d w i t h … sh o u l d n o t be e v a d e d by h o l d i n g sm a l l e r m e e t i n g s w i t h l e s s th a n a q u o r u m p r e s e n t o r b y ha v i n g a g o - b e t w e e n c o n t a c t ea c h o f t h e g o v e r n i n g b o d y me m b e r s t o a s c e r t a i n h i s / h e r se n t i m e n t . ” Wh a t d o e s t h e o p e n m e e t i n g l a w s a y ? Al l m e e t i n g s s h a l l : • Be o p e n t o t h e p u b l i c • Pr o v i d e t h e o p p o r t u n i t y f o r a l l p e r s o n s t o a t t e n d • Be n o t i c e d 4 8 h o u r s ( r e g u l a r ) o r 2 4 h o u r s ( s p e c i a l ) p r i o r t o co n v e n i n g • Be m e m o r i a l i z e d i n s u m m a r y m i n u t e s Wh a t i s a “ m e e t i n g ” ? • Me e t i n g = C o n v e n i n g + M a k i n g a d e c i s i o n o r De l i b e r a t i n g t o w a r d d e c i s i o n • De c i s i o n = Q u o r u m ( 3 / 5 o r ½ + 1 o f t h e to t a l n u m b e r c u r r e n t l y a p p o i n t e d ) + A c t i o n • De l i b e r a t i n g = R e c e i v i n g i n f o r m a t i o n Ex c h a n g i n g i n f o r m a t i o n Ex c h a n g i n g o p i n i o n s Wh a t i s a “ m e e t i n g ” ? QU I Z : F o u r C o m m i s s i o n e r s / C o u n c i l m e m b e r s s e e e a c h o t h e r at a di n n e r p a r t y . T h e y t a l k a b o u t B S U f o o t b a l l . I s t h is a “m e e t i n g ” ? • No . “ M e e t i n g ” d o e s n o t i n c l u d e i n f o r m a l g a t h e r i n g s wi t h o u t d e l i b e r a t i o n s . Ho w s h o u l d I h a n d l e e x p a r t e i n f o ? • Ex P a r t e C o m m u n i c a t i o n = R e c e i v i n g , o f f t h e r e c o r d , in f o r m a t i o n o r o p i n i o n r e g a r d i n g a p e n d i n g m a t t e r . • In f o r m a l c o n v e r s a t i o n s w i t h c i t i z e n s • Un s o l i c i t e d e - m a i l o r v o i c e m a i l o p i n i o n s • In d i v i d u a l s i t e v i s i t s , r e s e a r c h , i n t e r v i e w s Th e I d a h o S u p r e m e C o u r t s a y s : • Ru l e o f t h u m b : T r y t o a v o i d e x p a r t e c o m m u n i c a t i o n s about ma t t e r s t h a t a r e p e n d i n g a d i s c u s s i o n a t a m e e t i n g . “W h e n a g o v e r n i n g b o d y de v i a t e s f r o m t h e p u b l i c re c o r d , i t e s s e n t i a l l y co n d u c t s a s e c o n d fact- ga t h e r i n g s e s s i o n wi t h o u t p r o p e r n o t i c e .” Ca n I v i s i t a s i t e o n o u r a g e n d a ? • No , a n d M a y b e Co m m i s s i o n e r s c a n n o t s p e c i f i c a l l y g o t o a s p e c i f i c location th a t t h e y k n o w i s t h e s u b j e c t o f a m a t t e r p e n d i n g o r likely to p e n d i n g b e f o r e t h e m f o r a d e c i s i o n o r re c o m m e n d a t i o n ; U N L E S S No t i c e a n d a Q u o r u m a r e p r e s e n t . No w i t b e c o m e s a m e e t i n g . Wh a t i f w e v i o l a t e t h e l a w ? • An y a c t i o n t a k e n i n v i o l a t i o n o f t h e O p e n M e e t i n g L a w is void. • Su b s e q u e n t a c t i o n s a r e a l s o c o n s i d e r e d t a i n t e d a n d therefore vo i d . • FI X : D o - o v e r , f r o m t h e b e g i n n i n g . • If a n a c t i o n i s k n o w i n g l y t a k e n i n v i o l a t i o n o f t h e La w , t h e ac t o r i s s u b j e c t t o b e i n g i n d i v i d u a l l y s u e d a n d f i n ed , a n d m a y be s u b j e c t t o c r i m i n a l p r o s e c u t i o n . • An y a f f e c t e d c i t i z e n c a n c o m p e l a s u i t . Su c c e s s f u l M e e t i n g s 1. P r e p a r e 2. A s k C i t y S t a f f f o r S u p p o r t 3. F o l l o w t h e A g e n d a 4. P u b l i c H e a r i n g s i. H a v e r u l e s , a v a i l a b l e t o t h e pu b l i c a n d s t i c k t o t h e m ii . I n t r o d u c t i o n ii i . S t a f f R e p o r t iv . Q u e s t i o n s o f s t a f f – n o o p i n i o n s v. P u b l i c H e a r i n g – a c t i v e l y l i s t e n ; ta k e n o t e s ; a s k q u e s t i o n s vi . A d d i t i o n a l q u e s t i o n s o f s t a f f o r cl a r i f i c a t i o n vi i . D i s c u s s i o n / D e l i b e r a t i o n vi i i . A c t i o n 5. K e e p i t f o r m a l ( b u t co m f o r t a b l e ) 6. S p e a k t h r o u g h t h e c h a i r 28 De c i s i o n -ma k i n g Du r i n g D i s c u s s i o n Pa r t i c i p a t e Do n o t p o l l - w o r k t o w a r d co n s e n s u s - n o t f u l l a g r e e m e n t . Ex p r e s s d i s a g r e e m e n t – s i l e n c e me a n s c o n s e n t . As k f o r c l a r i f i c a t i o n Mo n i t o r “ a i r t i m e ” Re m e m b e r t h e r e c o r d It i s d i s c u s s i o n - n o t a d i a l o g u e wi t h s t a f f o r t h e p u b l i c . 29 Te n C o m m a n d m e n t s o f G o o d De c i s i o n - m a k i n g 1. F o l l o w t h e C o d e 2. A v o i d p o l i t i c s 3. B e p o l i t i c a l l y c o r r e c t a n d d i g n i f i e d 4. C o n s i d e r a l l t h e e v i d e n c e 5. M a k e a g o o d r e c o r d 6. M a k e w r i t t e n f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s 7. S u p p o r t t h e d e c i s i o n w i t h r e a l e v i d e n c e 8. I m p o s e o n l y l a w f u l c o n d i t i o n s 9. D o n o t i n v a d e t h e p r o v i n c e o f s t a f f 10 . T h i n k l i k e a j u d g e , a c t l i k e a j u d g e a n d d e c i d e l ik e a j u d g e . 30 Do ' s a n d D o n ' t s o f N o n - v e r b a l C u e s Do n ' t s Sl o u c h i n g / l e a n i n g b a c k Ch a t t i n g w i t h c o l l e a g u e s Dr u m m i n g y o u r f i n g e r s No s e i n t h e n o t e s Do ’ s Re f e r t o t e s t i m o n y Re f e r b y n a m e Lo o k ‘ e m i n t h e e y e No d a f f i r m a t i v e l y 31 Et h i c s Zo n i n g D e s i g n a t i o n s / F L U M 33 St e p - u p / S t e p - d o w n In r e s i d e n t i a l a r e a s , o t h e r r e s i d e n t i a l d e n s i t i e s wi l l b e c o n s i d e r e d w i t h o u t r e q u i r i n g a Co m p r e h e n s i v e P l a n A m e n d m e n t . H o w e v e r , t h e de n s i t y c a n o n l y b e c h a n g e d o n e “ s t e p ” ( i . e . fr o m l o w t o m e d i u m , n o t l o w t o h i g h , e t c . ) T h i s pr o v i s i o n d o e s n o t a p p l y t o 1 ) t h e a r e a b o u n d e d by C a n - A d a , C h i n d e n , M c D e r m o t t , a n d U s t i c k Ro a d s o r 2 ) w i t h i n t h e T e n M i l e I n t e r c h a n g e Sp e c i f i c A r e a P l a n ( p a g e 2 1 ) . 34 So u t h M e r i d i a n a n d R i m D i r e c t i o n • St a f f n e e d s s o m e d i r e c t i o n o n h o w m u c h ef f o r t / r e s o u r c e s / s c o p e f o r b o t h a d d r e s s i n g th e R i m ( s ) a n d S o u t h M e r i d i a n l a n d u s e s w i t h th e n e w C o m p P l a n e f f o r t . – Do w e w a n t t o r e - e v a l u a t e e i t h e r ( o r b o t h ) p o l i c i e s (t h i n k v i e w s h e d s ) A N D / O R l a n d u s e s i n a n y / a l l o f So u t h M e r i d i a n ; j u s t t h e R i m a r e a ; j u s t s o u t h e a s t ; ju s t s o u t h w e s t ? 35 Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t ( P l a n n i n g ) , 8 8 4 - 5 5 3 3 – Ca m e r o n A e r i a l – D e p a r t m e n t D i r e c t o r – Ca l e b H o o d – D i v i s i o n M a n a g e r – Bi l l P a r s o n s – P l a n n i n g S u p e r v i s o r ( C u r r e n t ) – So n y a A l l e n – A s s o c i a t e P l a n n e r ( C u r r e n t ) – Jo s h B e a c h – A s s o c i a t e P l a n n e r ( C u r r e n t ) – Br i a n M c C l u r e – A s s o c i a t e P l a n n e r ( L o n g R a n g e ) – Br o c k C h e r r y – A s s i s t a n t P l a n n e r ( C u r r e n t ) – St e p h a n i e L e o n a r d – A s s i s t a n t P l a n n e r ( C u r r e n t ) – Ch r i s t o p h e r P o p e – C D B G A d m i n i s t r a t o r – Ki m T a b a r i n i – A d m i n I I ( C D ) Ci t y A t t o r n e y ’ s O f f i c e , 8 9 8 - 5 5 0 6 • Bi l l N a r y , C i t y A t t o r n e y • Te d B a i r d , D e p u t y C i t y A t t o r n e y • Em i l y K a n e , D e p u t y C i t y A t t o r n e y • An d r e a P o g u e , D e p u t y C i t y A t t o r n e y